Archivo Digital · Facultad de Ciencias UCV

Contexto

El archivo de la Facultad de Ciencias de la UCV guarda expedientes de personal y actas académicas en papel, con décadas de historia y sin presupuesto para software comercial. Proyecto realizado con la Lic. Susana Carvallo.

El problema

Recuperar un expediente podía tomar días. Y cualquier solución con IA traía dos riesgos que en una institución pública son inaceptables: que el gasto en la API se dispare sin control, y que el asistente modifique o borre registros por su cuenta.

Qué hice

• Plataforma de gestión documental con búsqueda por metadatos, registro de auditoría, papelera, respaldo y separación estricta entre Archivo y Recursos Humanos
• La API key nunca sale del servidor: el navegador habla con el backend, y es el backend quien llama al modelo
• El perfil del usuario decide qué herramientas existen. Hay tres modos —público, consulta y editor— y cada uno tiene un conjunto distinto de herramientas disponibles. El prompt es la primera línea de defensa y la más débil; la barrera real es que la herramienta no exista
• La IA propone y una persona aprueba. Ningún cambio se escribe sin que alguien pulse un botón
• Prompt caching deliberado: nada volátil entra en el bloque cacheado, para no pagar la escritura del contexto en cada turno
• Cliente contra el proveedor por HTTP plano, sin dependencias extra, para obtener el costo real de cada llamada en lugar de estimarlo
• Una aplicación de escaneo para digitalizar los expedientes físicos

Resultado

Sistema en producción, público y en desarrollo activo. Pendiente de publicar: expedientes digitalizados, tiempo de consulta antes y después, y costo mensual de IA.

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